Kunden & bisherige Anfragen
Frühere RFQs, Anforderungen und Angebote liefern Kontext für die nächste Anfrage.
Eigener Prototyp · Logistik & technische Beschaffung
Von der Anfrage zum Angebot. Mit KI-Agenten.
E-Mails lesen, Teile zuordnen, frühere Angebote suchen: Bei Angebotsanfragen wiederholt sich viel Handarbeit. Dieser Prototyp zeigt den Ansatz, diese Schritte in einem gemeinsamen Ablauf zu verbinden. RFQ steht für Request for Quotation — eine Angebotsanfrage.
Der Prozess
Die E-Mail startet den Ablauf.
Der Agent ordnet die Anfrage ein, zieht vorhandenes Wissen heran und bereitet den nächsten Schritt vor. Rückfragen und Angebote bleiben vor dem Versand in menschlicher Hand.
- 01 · Eingang
E-Mail trifft ein
Eine neue Nachricht löst die Bearbeitung aus. Der Agent liest Anfrage und Anhänge.
- 02 · Einordnung
Ist es eine RFQ?
Der Agent erkennt Anliegen und Zuständigkeit. Andere Nachrichten gehen in den passenden Ablauf.
- 03 · Kontext & Prüfung
Was ist bereits bekannt?
Frühere RFQs und Angebote des Kunden abgleichen. Teile, Lieferanten und offene Fragen prüfen.
Angaben fehlen
Rückfrage vorbereiten
Der Agent schlägt eine E-Mail mit den offenen Fragen vor. Ein Mensch prüft und versendet sie.
Kundenantwort → Kontext ergänzen und erneut prüfen.
Angaben vollständig
Angebot entwerfen
Passende Teile, Lieferanten und Konditionen zusammenführen. Angebotspositionen und Antwort an den Kunden vorbereiten.
Mensch prüft & gibt frei
Positionen, Preise und Lieferzeiten bestätigen. Erst dann geht das Angebot an den Kunden.
Die Grundlage
Eine gemeinsame Datenbasis statt verteilter Informationen.
Der größte Hebel liegt im Zusammenspiel: Der Agent versteht die Anfrage. Eine gemeinsame Datenbank liefert Kundenhistorie, bisherige Angebote, Teile und Lieferanten.
Teile & Spezifikationen
Artikel, technische Merkmale und bekannte Alternativen bilden die Grundlage für passende Positionen.
Lieferanten & Konditionen
Bezugsquellen, Preise und Lieferzeiten werden gemeinsam gepflegt und vor der Freigabe auf Aktualität geprüft.
KI hilft beim Verstehen und Zuordnen. Feste Regeln prüfen Pflichtfelder, berechnen Summen und steuern Freigaben. So ergänzen sich deterministische Automation und KI dort, wo sie jeweils sinnvoll sind.
Ziel für Standardanfragen
< 5 Min.
Vom E-Mail-Eingang bis zum freigegebenen Angebot.
Ein Massenprozess mit viel Potenzial.
Wenn keine Fragen offen und Teile sowie Lieferanten bekannt sind, soll aus einer Anfrage in unter fünf Minuten eine Antwort werden. Dafür müssen aktuelle Konditionen vorliegen und ein Mensch zeitnah freigeben können.
Das ist die Zielmarke für die Erprobung, kein gemessenes Ergebnis. Bearbeitungszeit bis zum Entwurf und Wartezeit auf die Freigabe werden getrennt betrachtet.
Das Muster reicht über Logistik und technische Beschaffung hinaus: Wiederkehrende Anfragen, eine gemeinsame Datenquelle und klare Freigaben sind auch in Einkauf, Vertrieb und Service ein guter Ansatzpunkt.
Ihr Prozess
Wo wiederholt sich diese Arbeit bei Ihnen?
Im Erstgespräch schauen wir auf einen konkreten Ablauf: Welche Anfragen kommen an, welche Daten liegen vor und was muss ein Mensch entscheiden?